N-3, r. 10

Règlement sur le greffe et les dossiers d’un notaire cessant d’exercer, la reprise d’exercice et la procuration

À jour au 011er 10octobre 2024

chapitre N-3, r. 10

Règlement sur le greffe et les dossiers d’un notaire cessant d’exercer, la reprise d’exercice et la procuration

NOTAIRES — GREFFE, DOSSIERS, REPRISE D’EXERCICE ET PROCURATION

Loi sur le notariat

(chapitre N-3).

N-3

Code des professions

(chapitre C-26, a. 91).

C-26

011er 09septembre 2012

SECTION I

DISPOSITIONS GÉNÉRALES

1.01. Dans le présent règlement, à moins que le contexte n’indique un sens différent, on entend par:

a)  «Chambre»: la Chambre des notaires du Québec;

b)  «cessionnaire»: le notaire à qui sont cédés le greffe et les dossiers d’un notaire lorsque celui-ci décède ou cesse d’exercer;

c)  «dossiers»: les dossiers, livres et registres qu’un notaire doit tenir dans l’exercice de sa profession et comprenant les dossiers dépendant d’un greffe, au sens du paragraphe f de l’article 1 de la Loi sur le notariat (chapitre N-2);

d)  «gardien provisoire»: le notaire à qui sont confiés le greffe et les dossiers d’un notaire décédé ou ayant cessé d’exercer en attendant que le dépôt ou la cession de ce greffe et de ces dossiers ait eu lieu;

e)  «secrétaire»: le secrétaire de la Chambre;

f)  «vidimus»: une attestation par laquelle on certifie que la copie d’un acte authentique portant minute est conforme à l’original après avoir été collationnée avec celui-ci.

R.R.Q., 1981, c. N-2, r. 9, a. 1.01.

1.02. La Loi d’interprétation (chapitre I-16) s’applique au présent règlement.

R.R.Q., 1981, c. N-2, r. 9, a. 1.02.

1.03. Rien dans le présent règlement ne doit être interprété comme excluant l’utilisation de l’informatique ou de toute autre technique pour la conservation des dossiers.

R.R.Q., 1981, c. N-2, r. 9, a. 1.03.

1.04. Une convention concernant la cession du greffe et des dossiers d’un notaire cessant d’exercer doit être constatée par écrit.

R.R.Q., 1981, c. N-2, r. 9, a. 1.04.

1.05. Le cessionnaire ou le gardien provisoire, selon le cas, doit, dans les 30 jours suivant la date où il prend possession du greffe et des dossiers d’un notaire cessant d’exercer, faire publier 2 fois dans un journal qui dessert la région où ce notaire exerçait, une annonce indiquant son adresse, son numéro de téléphone et ses heures de bureau et précisant au public qu’il est en possession du greffe et des dossiers de ce notaire. Copie de cette annonce est transmise au secrétaire.

R.R.Q., 1981, c. N-2, r. 9, a. 1.05.

SECTION II

GARDE PROVISOIRE

2.01. Le comité exécutif ou le président de la Chambre peut utiliser la formule prévue à l’annexe 1 lorsqu’il nomme un gardien provisoire à un greffe conformément à l’article 139 de la Loi sur le notariat (chapitre N-2).

R.R.Q., 1981, c. N-2, r. 9, a. 2.01.

2.02. Lorsqu’il devient nécessaire de donner à la personne qui est en possession du greffe d’un notaire avis de la nomination d’un gardien provisoire à ce greffe, le secrétaire peut employer la formule apparaissant à l’annexe 2.

R.R.Q., 1981, c. N-2, r. 9, a. 2.02.

2.03. Le notaire nommé gardien provisoire à un greffe peut employer comme vidimus la formule apparaissant à l’annexe 3.

R.R.Q., 1981, c. N-2, r. 9, a. 2.03.

2.04. Les honoraires exigibles pour la nomination d’un gardien provisoire ou pour le renouvellement de cette nomination sont de 15 $.

R.R.Q., 1981, c. N-2, r. 9, a. 2.04.

SECTION III

CESSION DE GREFFE

3.01. Une requête de cession de greffe doit être préparée selon la formule apparaissant à l’annexe 4 et être appuyée des documents suivants:

a)  l’acte ou le document constatant la cession ou la transmission du greffe en faveur du requérant;

b)  un rapport préparé conformément à l’annexe 5 signé par le requérant qui certifie l’état des minutes, leur nombre et l’indication de celles qui manquent; et

c)  un certificat conforme à l’annexe 6 émanant du trésorier et attestant que toute contribution ou tout frais dus à la Chambre par le notaire cédant ou décédé et par le cessionnaire ont été acquittés.

R.R.Q., 1981, c. N-2, r. 9, a. 3.01.

3.02. Le notaire cessionnaire d’un greffe peut employer comme vidimus l’une des formules apparaissant à l’annexe 7.

R.R.Q., 1981, c. N-2, r. 9, a. 3.02.

3.03. Les honoraires exigibles dans les cas de cession de greffe sont les suivants:

a)  pour obtenir du comité exécutif la cession du greffe d’un notaire: 150 $; et de chacun des autres greffes compris dans la même cession: 50 $;

b)  pour obtenir du comité exécutif la prolongation d’une cession de greffe: 75 $.

R.R.Q., 1981, c. N-2, r. 9, a. 3.03.

SECTION IV

REPRISE D’EXERCICE

4.01. Le notaire qui a cessé d’exercer et qui veut reprendre l’exercice, doit appuyer sa requête au comité exécutif des documents suivants:

a)  un certificat du trésorier attestant qu’il n’a aucune redevance envers la Chambre;

b)  une somme suffisante pour payer sa cotisation pour l’année en cours; et

c)  s’il avait cédé son greffe et qu’il veuille reprendre l’exercice dans le même district, le consentement par écrit du cessionnaire.

R.R.Q., 1981, c. N-2, r. 9, a. 4.01.

SECTION V

PROCURATION

5.01. Le notaire procureur d’un confrère, peut employer comme vidimus la formule apparaissant à l’annexe 8.

R.R.Q., 1981, c. N-2, r. 9, a. 5.01.

ANNEXE 1

(a. 2.01)

NOMINATION D’UN GARDIEN PROVISOIRE DES GREFFES, DOSSIERS ET AUTRES DOCUMENTS PAR LE COMITÉ EXÉCUTIF OU LE PRÉSIDENT

À Me _______________________________________________________________________________ notaire

Attendu:

Que Me _________________________________________________, notaire, exerçant à _________________ est (décédé, radié, inhabile à exercer, a démissionné, etc. _________________________________, selon le cas);

Qu’il est de l’intérêt public que ses greffe, dossiers et autres documents, ainsi que ceux dont il est le cessionnaire, soient confiés à un gardien provisoire.

En conséquence, le comité exécutif de la Chambre des notaires du Québec (ou, Je, soussigné ________________________________________, président de la Chambre des notaires du Québec), en vertu des pouvoirs conférés par l’article 139 de la Loi sur le notariat (chapitre N-2), nomme et constitue, par les présentes, Me ____________________________________________, notaire exerçant à ___________________________ gardien provisoire des minutes, répertoire, index, dossiers, titres et autres documents dudit Me ______________ pour le terme de _________ mois à compter de ce jour, afin que le gardien provisoire ainsi constitué puisse délivrer des copies ou extraits authentiques des minutes et annexes dudit greffe (ou desdits greffes), suivant les conditions et dispositions de la Loi précitée et remettre les dossiers, titres et autres documents commis à sa garde aux propriétaires respectifs sur demande (ou indiquer la façon d’en disposer), avec droit aux honoraires.

Signé à ___________________________________ ce _______ jour de ______________________ 20________

R.R.Q., 1981, c. N-2, r. 9, Ann. 1.

ANNEXE 2

(a. 2.02)

AVIS DE LA NOMINATION D’UN GARDIEN PROVISOIRE

À __________________________________________________________________________________

(nom, occupation, résidence)

Avis vous est donné que Me ____________________________________________________________

demeurant à ______________________________ et exerçant à ______________________________, a été nommé gardien provisoire des greffes, dossiers et autres documents de Me ____________________ notaire, tel qu’il appert du mandat dont une copie certifiée vous est notifiée avec les présentes.

Faute par vous de remettre au gardien provisoire les greffe, dossiers et autres documents dudit Me ______________________________ ainsi que ceux dont il est le cessionnaire, vous serez passible, vu l’article 142 de la Loi sur le notariat (chapitre N-2), d’une amende de 25 $ chaque jour de retard à compter de la notificiation de l’avis et, à défaut de paiement de l’amende, d’un emprisonnement ne dépassant pas un mois. (Si celui qui enfreint les dispositions de cet article est un notaire, il est, en plus, passible des peines disciplinaires prévues par le Code des professions) (chapitre C-26).

EN FOI DE QUOI j’ai signé à _________________________________________________________

ce _________________________ jour du mois de ______________________________ 20________

Le secrétaire de la Chambre des notaires du Québec

R.R.Q., 1981, c. N-2, r. 9, Ann. 2; N.I. 2016-01-01 (NCPC).

ANNEXE 3

(a. 2.03)

VIDIMUS D’UN NOTAIRE CONSTITUÉ GARDIEN PROVISOIRE

Pour copie conforme à la minute faisant partie du greffe de Me ______________________________ (nom du notaire), notaire (mentionner si le notaire est décédé, inhabile à exercer, etc.) qui exerçait à ______________________________ (indiquer s’il s’agit d’un greffe dont ce notaire était cessionnaire), dont je ______________________________, (nom du gardien provisoire), suis le gardien provisoire pour la durée de ______________________________ commençant le ___________________________ et se terminant le ___________________ tel qu’il appert d’un ordre du président de la Chambre des notaires du Québec (ou du comité exécutif), en date du ______________________________

Expédiée le __________________________________________________________________________

Gardien provisoire

R.R.Q., 1981, c. N-2, r. 9, Ann. 3.

ANNEXE 4

(a. 3.01)

Canada

Province de Québec

District de ______________________________

REQUÊTE POUR OBTENIR LA CESSION DU GREFFE D’UN NOTAIRE

Au Conseil d’administration de la Chambre des notaires du Québec.

Je ______________________________ notaire, demeurant à ______________________________ et exerçant à ______________________________ district judiciaire de ______________________________ expose les faits suivants:

Je suis cessionnaire du greffe de ____________________ (indiquer si le notaire est décédé, s’il a cessé d’exercer ou est démissionnaire) notaire exerçant à ______________________________ district judiciaire de ______________________________ (indiquer s’il s’agit de greffes auxquels le notaire cédant ou décédé a succédé) en vertu de ______________________________ (indiquer le titre de la cession: donations, convention, testament; par qui: notaire ou ses héritiers ou ayants droit);

Je fournis à l’appui de la présente requête les pièces mentionnées à l’article 3.01 du Règlement sur le greffe et les dossiers d’un notaire cessant d’exercer, la reprise d’exercice et la procuration (chapitre N-3, r. 10).

Qu’il plaise au Conseil d’administration de la Chambre des notaires du Québec d’accorder à votre requérant la cession de ces minutes, répertoire et index aux fins d’en expédier des copies ou extraits.

Signé à ______________________________ le ______________________________ 20__________

Notaire

R.R.Q., 1981, c. N-2, r. 9, Ann. 4.

ANNEXE 5

(a. 3.01)

Canada

Province de Québec

District de ______________________________

PROCÈS-VERBAL DE L’ÉTAT DU GREFFE DONT LA CESSION EST DEMANDÉE

Je soussigné, cessionnaire du greffe de Me ______________________________ notaire exerçant dans le district de ______________________________ certifie:

1. que les minutes trouvées dans ce greffe sont en parfait état de conservation (ou selon le cas);

2. que le nombre desdites minutes est de ______________________________ numérotées de ______________________________ à ______________________________, exécutées à compter du ______________________________, date de la première minute et que le numéro de la dernière minute est ______________________________ et porte la date du ______________________________;

3. que le nombre des minutes manquantes est de ______________________________ (indiquer le numéro, la nature des minutes manquantes).

EN FOI DE QUOI j’ai signé le présent rapport à ______________________________ ce __________ jour de ______________________________ 20__________

Notaire cessionnaire

R.R.Q., 1981, c. N-2, r. 9, Ann. 5.

ANNEXE 6

(a. 3.01)

CERTIFICAT DU TRÉSORIER CONSTATANT QUE LE NOTAIRE CÉDANT OU DÉCÉDÉ ET LE CESSIONNAIRE NE DOIVENT RIEN À LA CHAMBRE

Je ______________________________, trésorier de la Chambre des notaires du Québec, atteste que toute contribution ou frais dus à la Chambre ont été acquittés par le notaire cédant (ou décédé) et par le cessionnaire.

Signé à ____________________________ ce __________ jour de ____________________________ 20__________

Le trésorier de la Chambre des notaires du Québec

R.R.Q., 1981, c. N-2, r. 9, Ann. 6.

ANNEXE 7

(a. 3.02)

VIDIMUS D’UN NOTAIRE CESSIONNAIRE D’UN GREFFE

(depuis le 1er février 1974)

Pour copie conforme à la minute faisant partie du greffe de Me ______________________________ (indiquer si le notaire est décédé, inhabile à exercer, ou démissionnaire, ainsi que la résidence et le district avant la cession), expédiée par moi, ______________________________ (nom du cessionnaire), notaire, résidant à ______________________________ et exerçant à ______________________________, cessionnaire avec la permission du comité exécutif, tel qu’il appert d’une résolution en date du ______________________________

Copie expédiée le ____________________________________________________________________

Notaire

(Avant le 1er février 1974)

Pour copie conforme à la minute faisant partie du greffe de Me ______________________________ (indiquer si le notaire est décédé, inhabile à exercer, ou démissionnaire, ainsi que la résidence et le district avant la cession), expédiée par moi ______________________________ (nom du cessionnaire), notaire, résidant à ______________________________ et exerçant à ______________________________ cessionnaire avec la permission de la Chambre des notaires du Québec (ou du gouvernement selon le cas) tel qu’il appert d’un décret de la Chambre des notaires du Québec, (ou d’un arrêté en conseil publié dans la Gazette officielle du Québec selon le cas) en date du ___________________________________________________________________________________

Copie expédiée le ___________________________________________________________________

Notaire

R.R.Q., 1981, c. N-2, r. 9, Ann. 7.

Note

N.B. La mention «Cessionnaire suivant arrêté en conseil publié dans la Gazette officielle du Québec, (année, volume, page)» ne doit servir que s’il s’agit de greffes cédés avant le 26 février 1953. Depuis cette date, il n’y a plus de publication dans la Gazette officielle du Québec.

ANNEXE 8

(a. 5.01)

VIDIMUS D’UN NOTAIRE MANDATAIRE

Pour copie conforme à la minute faisant partie du greffe de Me ______________________________ (nom, résidence et district), notaire (indiquer s’il s’agit d’un greffe dont le mandataire est cessionnaire) dont je, ______________________________ (nom du mandataire) suis mandataire pour la durée de ______________________________ commençant le ______________________________ et se terminant le ______________________________ tel qu’il appert d’un mandat reçu devant Me ______________________________ notaire, le ______________________________, sous le numéro ______________________________ de ses minutes.

Copie expédiée le _____________________________________________________________________

Notaire

1. Indiquer le fait du service militaire, s’il y a lieu, et, si le mandat est sous seing privé, le nom du notaire qui l’a reçu en dépôt et la date.

R.R.Q., 1981, c. N-2, r. 9, Ann. 8.

RÉFÉRENCES

R.R.Q., 1981, c. N-2, r. 9

L.Q. 2008, c. 11, a. 212